Hồ sơ pháp lý tái cấu trúc doanh nghiệp tránh tranh chấp lao động

Tái cấu trúc doanh nghiệp không chỉ là câu chuyện thay đổi sơ đồ tổ chức hay tinh gọn bộ máy trên phương diện quản trị. Thực tế, đây là một quá trình pháp lý phức tạp, nơi mà sự thay đổi về cấu trúc nhân sự phải được bảo chứng bằng những văn bản pháp lý chặt chẽ. Việc chuẩn bị hồ sơ pháp lý tái cấu trúc đầy đủ không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành ổn định mà còn đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt Bộ luật Lao động 2019 và Luật Doanh nghiệp 2020.

Trong bối cảnh năm 2024-2026, khi các hoạt động thanh tra lao động được thắt chặt, một bộ hồ sơ chuẩn chỉnh chính là lá chắn bảo vệ doanh nghiệp trước các rủi ro khởi kiện từ người lao động. Nếu không chuẩn bị kỹ lưỡng, doanh nghiệp có thể đối mặt với mức bồi thường lên đến hàng chục tháng lương cho mỗi cá nhân nếu bị tuyên báo sa thải trái pháp luật.

Thành phần hồ sơ pháp lý tái cấu trúc đối với quản trị nội bộ

Trước khi làm việc với các cơ quan bên ngoài hay người lao động, doanh nghiệp cần thiết lập nền tảng pháp lý ngay từ bên trong. Hồ sơ nội bộ đóng vai trò xác lập tính chính danh và thẩm quyền của mọi quyết định thay đổi cơ cấu sau này.

Nghị quyết và quyết định của hội đồng thành viên hoặc hội đồng quản trị

Đây là văn bản khởi đầu quan trọng nhất, thể hiện sự đồng thuận của cấp quản lý cao nhất. Nghị quyết này cần nêu rõ lý do thực tế dẫn đến việc tái cấu trúc, chẳng hạn như thay đổi công nghệ, nhu cầu cơ cấu lại tổ chức hoặc các khó khăn kinh tế khách quan. Điều này giúp đảm bảo tính khách quan và minh bạch trước pháp luật nếu có tranh chấp xảy ra.

Quyết định triển khai của tổng giám đốc hoặc giám đốc

Dựa trên chủ trương của Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc sẽ ban hành quyết định triển khai chi tiết. Văn bản này cụ thể hóa các mục tiêu thành hành động thực tế, đồng thời phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng phòng ban chuyên môn như:

• Phòng nhân sự: Xây dựng phương án lao động và danh sách dôi dư.
• Phòng pháp chế: Kiểm soát tính pháp lý của quy trình và các thông báo.
• Phòng kế toán: Dự toán kinh phí chi trả trợ cấp và hoàn thành nghĩa vụ tài chính.

Điều lệ công ty và giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sửa đổi

Nếu quá trình tái cấu trúc dẫn đến thay đổi loại hình doanh nghiệp, chuyển đổi vốn điều lệ hoặc thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục cập nhật hồ sơ pháp nhân. Việc điều chỉnh giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư giúp đảm bảo giá trị pháp lý cho các giao dịch với bên thứ ba và đối tác.

Hồ sơ lao động trong tái cấu trúc căn cứ theo quy định pháp luật

Hồ sơ lao động được coi là xương sống của toàn bộ quá trình tái cấu trúc. Tính đúng đắn của các văn bản này sẽ trực tiếp quyết định sự thành bại khi doanh nghiệp đối mặt với các đợt thanh tra lao động hoặc các vụ kiện tụng dân sự.

Phương án sử dụng lao động sau tái cấu trúc

Theo quy định tại Điều 44 Bộ luật Lao động 2019, phương án sử dụng lao động phải được lập chi tiết. Đây không chỉ là một danh sách nhân sự mà là một kế hoạch chiến lược về con người bao gồm:

• Danh sách người lao động tiếp tục được sử dụng tại vị trí cũ hoặc mới.
• Danh sách người lao động được đưa đi đào tạo lại để tiếp tục sử dụng.
• Danh sách người lao động được chuyển sang làm việc bán thời gian.
• Danh sách những người lao động sẽ chấm dứt hợp đồng lao động do dôi dư.

Biên bản làm việc với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở

Luật pháp yêu cầu doanh nghiệp phải trao đổi ý kiến thực chất với Ban chấp hành Công đoàn cơ sở về phương án sử dụng lao động. Biên bản làm việc này là bằng chứng quan trọng nhất chứng minh doanh nghiệp đã thực hiện đúng quy trình dân chủ tại nơi làm việc, thể hiện sự tôn trọng quyền lợi của tập thể người lao động.

Thông báo gửi sở lao động thương binh và xã hội

Khi thực hiện cho nhiều người lao động thôi việc, doanh nghiệp phải gửi văn bản thông báo đến cơ quan quản lý lao động địa phương (thường là Sở Lao động – Thương binh và Xã hội). Thời hạn thông báo là ít nhất 30 ngày trước khi chính thức cho thôi việc để cơ quan nhà nước thực hiện quyền giám sát.

Danh sách người lao động dôi dư và thông báo chấm dứt hợp đồng

Mẫu thông báo gửi tới từng cá nhân cần được soạn thảo cẩn trọng. Nội dung phải ghi rõ lý do chấm dứt dựa trên phương án sử dụng lao động đã được phê duyệt, thời điểm chấm dứt cụ thể và liệt kê các khoản trợ cấp mà người lao động sẽ được hưởng.

Checklist hồ sơ pháp lý tái cấu trúc doanh nghiệp cần chuẩn bị

Để giúp bộ phận nhân sự và pháp chế không bỏ sót bất kỳ tài liệu quan trọng nào, doanh nghiệp có thể tham khảo bảng checklist tổng hợp dưới đây. Việc kiểm soát đủ đầu mục hồ sơ sẽ giúp quy trình diễn ra trơn tru và an toàn hơn.

Lưu ý rằng tùy vào quy mô và đặc thù ngành nghề, checklist này có thể được bổ sung thêm các cam kết bảo mật thông tin hoặc các thỏa thuận không cạnh tranh để bảo vệ tối đa lợi ích thương mại của công ty sau khi nhân sự nghỉ việc.

Quy trình thực hiện hồ sơ pháp lý tái cấu trúc chuẩn năm 2025

Thực hiện đúng trình tự không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa thời gian mà còn loại bỏ các kẽ hở pháp lý có thể bị khai thác trong các cuộc tranh chấp. Quy trình 4 bước dưới đây được đúc kết từ thực tiễn tư vấn pháp luật lao động hiện đại.

Bước 1 Phê duyệt chủ trương và ban hành kế hoạch tổng thể

Ban lãnh đạo cần xem xét kỹ lưỡng các báo cáo tài chính và biến động thị trường. Từ đó ban hành Nghị quyết tái cấu trúc, trong đó xác định rõ phạm vi thực hiện (toàn bộ công ty hay chỉ một phòng ban) và mục tiêu cần đạt được sau khi tinh gọn.

Bước 2 Xây dựng phương án sử dụng lao động và lấy ý kiến công đoàn

Phòng nhân sự phối hợp chặt chẽ với pháp chế để định biên lại nhân sự. Sau khi có phương án dự thảo, doanh nghiệp tiến hành họp và lấy ý kiến bằng văn bản của Công đoàn. Mục tiêu là tìm kiếm sự đồng thuận, hạn chế tối đa các xung đột bộc phát từ phía người lao động.

Bước 3 Thực hiện nghĩa vụ thông báo với cơ quan quản lý

Gửi văn bản thông báo chính thức kèm theo phương án sử dụng lao động lên cơ quan quản lý lao động địa phương. Doanh nghiệp cần lưu ý giữ lại bằng chứng gửi thư bảo đảm hoặc biên nhận tiếp nhận hồ sơ từ bộ phận một cửa để làm căn cứ đối soát thời gian 30 ngày theo luật định.

Bước 4 Quyết định chấm dứt hợp đồng và chi trả trợ cấp mất việc làm

Sau khi hoàn tất thời gian thông báo, doanh nghiệp ban hành Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động cho từng cá nhân dôi dư. Bước cuối cùng là chi trả trợ cấp mất việc làm theo Điều 47 Bộ luật Lao động 2019. Cụ thể, doanh nghiệp trả cho người lao động làm việc thường xuyên từ đủ 12 tháng trở lên mà bị mất việc làm mỗi năm làm việc trả 01 tháng tiền lương nhưng ít nhất bằng 02 tháng tiền lương. Cuối cùng, hoàn tất thủ tục chốt sổ bảo hiểm để người lao động sớm ổn định cuộc sống.

Ranh giới giữa tái cấu trúc hợp pháp và ngụy tạo lý do sa thải

Trên thực tế, ranh giới giữa việc tổ chức lại lao động đúng luật và việc lợi dụng tái cấu trúc để loại bỏ các cá nhân không mong muốn là rất mong manh. Hiểu rõ điều này giúp doanh nghiệp tự kiểm soát rủi ro cho chính mình.

Khi nào tái cấu trúc được coi là lý do hợp pháp

Tái cấu trúc được thừa nhận là hợp pháp khi doanh nghiệp chứng minh được sự thay đổi khách quan về cấu trúc tổ chức hoặc công nghệ. Ví dụ: Sát nhập hai phòng ban do chuyển đổi số thành công, hoặc đóng cửa một chi nhánh do thua lỗ liên tục có xác nhận của báo cáo tài chính kiểm toán. Mọi hồ sơ pháp lý tái cấu trúc trong trường hợp này phải thể hiện được sự logic từ khâu chủ trương đến khâu thực thi danh sách dôi dư.

Dấu hiệu của việc ngụy tạo lý do sa thải trái luật

Ngược lại, quy trình tái cấu trúc sẽ bị coi là ngụy tạo nếu doanh nghiệp sa thải người lao động nhưng ngay sau đó lại tuyển dụng người mới vào đúng vị trí cũ với chức danh khác. Hoặc, doanh nghiệp chỉ thực hiện cắt giảm đối với những cá nhân đang có mâu thuẫn trực tiếp với quản lý mà không có phương án định biên nhân sự tổng thể. Khi thiếu tính hệ thống trong hồ sơ, Tòa án có quyền nghi ngờ về tính xác thực của lý do tái cấu trúc.

Rủi ro và mức xử phạt hành chính khi thiếu hụt hồ sơ

Nhiều doanh nghiệp thường chủ quan cho rằng tái cấu trúc là quyền tự quyết của chủ sở hữu. Tuy nhiên, nếu thiếu hồ sơ pháp lý tái cấu trúc, hậu quả về tài chính và uy tín là rất nặng nề.

Mức xử phạt theo nghị định 12/2022/NĐ-CP

Căn cứ theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với các mức phạt sau:

• Phạt tiền từ 10 triệu đến 20 triệu đồng nếu không lập phương án sử dụng lao động hoặc lập phương án nhưng thiếu các nội dung bắt buộc.
• Phạt tiền đối với hành vi không trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.
• Phạt tiền đối với việc không thông báo hoặc thông báo muộn cho cơ quan quản lý lao động địa phương về việc cho thôi việc nhiều người lao động.

Tranh chấp lao động và hệ quả kinh tế

Nếu quy trình hồ sơ bị tuyên là không hợp lệ, việc chấm dứt hợp đồng sẽ bị coi là đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật. Theo án lệ và thực tiễn xét xử, doanh nghiệp phải nhận người lao động trở lại làm việc, bồi thường tiền lương trong những ngày không được làm việc và trả thêm ít nhất 02 tháng tiền lương hợp đồng để bù đắp tổn thất. Đối với một doanh nghiệp tái cấu trúc hàng trăm người, con số bồi thường này có thể dẫn đến phá sản.

Lưu ý về lưu trữ hồ sơ và chứng cứ pháp lý

Để hồ sơ pháp lý tái cấu trúc thực sự phát huy tác dụng bảo vệ, công tác lưu trữ cần được thực hiện một cách chuyên nghiệp và có hệ thống.

• Thời hiệu khởi kiện: Theo pháp luật lao động, thời hiệu để người lao động yêu cầu Tòa án giải quyết tranh chấp cá nhân là 01 năm. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên lưu trữ hồ sơ liên quan đến tái cấu trúc từ 5 đến 10 năm để phục vụ kiểm tra thuế hoặc thanh tra lao động định kỳ.
• Chuyển đổi số hồ sơ: Xu hướng năm 2025 khuyến khích việc số hóa hồ sơ lao động. Việc sử dụng chữ ký số và hệ thống lưu trữ điện tử không chỉ giúp truy xuất nhanh chóng khi có thanh tra mà còn đảm bảo tính toàn vẹn, khó bị làm giả hay thất lạc.
• Tính nhất quán tuyệt đối: Mọi thông tin về lý do tái cấu trúc trong nghị quyết nội bộ, phương án sử dụng lao động gửi Sở và thông báo gửi người lao động phải trùng khớp 100%. Bất kỳ sự mâu thuẫn nào cũng có thể bị coi là dấu hiệu của việc ngụy tạo lý do để sa thải nhân sự trái luật.

Câu hỏi thường gặp về thực tiễn hồ sơ tái cấu trúc

Kết luận

Xây dựng và hoàn thiện hồ sơ pháp lý tái cấu trúc là nhiệm vụ then chốt để đảm bảo sự tồn tại bền vững của doanh nghiệp trong các giai đoạn chuyển đổi. Một quy trình tái cấu trúc thành công không chỉ dừng lại ở các con số tài chính hay sơ đồ tổ chức mới, mà còn nằm ở cách doanh nghiệp hành xử chuyên nghiệp thông qua hệ thống văn bản pháp lý minh bạch và đúng luật. Việc tuân thủ trình tự từ phê duyệt chủ trương, lập phương án lao động đến thông báo cơ quan quản lý không chỉ giúp giảm thiểu tối đa rủi ro tranh chấp mà còn khẳng định uy tín và trách nhiệm của doanh nghiệp đối với người lao động. Trong kỷ nguyên quản trị hiện đại, sự chuẩn bị kỹ lưỡng về mặt pháp lý chính là nền tảng vững chắc nhất để doanh nghiệp bứt phá sau những đợt cải tổ nhân sự đầy thách thức.

Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network

• Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
• Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
• Email: man@man.net.vn

Các dịch vụ khác

• Kiểm toán: Dịch vụ Kiểm Toán, Dịch vụ Kiểm toán xây dựng, Dịch vụ kiểm toán BCTC
• Kế toán và Thuế: Dịch vụ kế toán thuế, Báo cáo thuế, Tư vấn Chuyển giá. Dịch Vụ Kế Toán Thuế, Dịch vụ báo cáo thuế, Dịch vụ Chuyển Giá, Dịch Vụ Giao Dịch Liên Kết
• Pháp lý: Dịch vụ giấy phép lao động, Dịch vụ chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy Chứng Nhận Đầu Tư 
• Khác: Dịch vụ Chuyển Giá, Dịch Vụ Giao Dịch Liên Kết, Dịch vụ Tư vấn Hoạt động Doanh nghiệp

Phụ trách sản xuất nội dung bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.