Thủ tục thanh lý tài sản 2026: quy trình và hồ sơ mới nhất

Thủ tục thanh lý tài sản là quy trình pháp lý bắt buộc giúp doanh nghiệp và cơ quan nhà nước giải phóng các tài sản cố định không còn giá trị sử dụng để tối ưu hóa nguồn lực. Việc thực hiện đúng quy định không chỉ đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính mà còn giúp tránh các rủi ro về thuế và kiểm toán. Bài viết được cập nhật theo Thông tư 99/2025/TT-BTC và Nghị định 186/2025/NĐ-CP — hai văn bản mới nhất điều chỉnh trực tiếp điều kiện và trình tự thanh lý tài sản. Ngoài nghiệp vụ tại doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo thêm về dịch vụ tư vấn phá sản trọn gói của MAN nếu tài sản cần thanh lý nằm trong phạm vi một vụ việc phá sản doanh nghiệp.

Hiểu về thanh lý tài sản cố định và điều kiện áp dụng

Thanh lý tài sản cố định hữu hình hoặc vô hình là việc đưa tài sản ra khỏi quá trình sản xuất kinh doanh do không còn mang lại lợi ích kinh tế cho đơn vị. Theo quy định hiện hành, tài sản cố định được phép thanh lý khi thuộc một trong hai nhóm điều kiện cốt lõi sau:

• Hư hỏng nghiêm trọng, không còn khả năng tiếp tục sử dụng: Tài sản gặp sự cố, hỏng hóc hoặc tổn thất mà việc sửa chữa không còn hiệu quả kinh tế.
• Lạc hậu hoặc không còn phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh: Tài sản đã lỗi thời về kỹ thuật, công nghệ, không đáp ứng được yêu cầu vận hành hiện tại của đơn vị.

Trong thực tế quản trị, các trường hợp phổ biến dẫn tới nhu cầu thanh lý bao gồm:

• Tài sản đã trích khấu hao hết nguyên giá nhưng bị hư hỏng nghiêm trọng, chi phí sửa chữa vượt quá lợi ích mang lại.
• Tài sản lạc hậu về công nghệ, gây tiêu tốn năng lượng hoặc giảm năng suất lao động đáng kể.
• Doanh nghiệp tái cơ cấu quy mô sản xuất, thay đổi loại hình kinh doanh dẫn đến dư thừa tài sản.
• Tài sản bị mất mát, hư hỏng do sự cố khách quan (thiên tai, hỏa hoạn) mà không thể khắc phục.

Lưu ý riêng đối với tài sản công: theo Nghị định 186/2025/NĐ-CP, tài sản công chưa hết hạn sử dụng chỉ được thanh lý khi chi phí sửa chữa dự kiến vượt quá 30% nguyên giá (hoặc 30% giá trị đầu tư mua sắm mới tài sản cùng loại nếu không xác định được nguyên giá). Đây là tiêu chí định lượng cụ thể mà cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước cần đối chiếu trước khi lập hồ sơ đề nghị thanh lý.

Hệ thống văn bản pháp luật điều chỉnh thủ tục thanh lý tài sản (cập nhật mới nhất)

Để đảm bảo tính hợp pháp và tránh sai phạm khi thực hiện các bước thanh lý, doanh nghiệp và cơ quan nhà nước cần căn cứ vào hệ thống văn bản đang có hiệu lực sau đây:

Phân biệt thanh lý tài sản tại doanh nghiệp và tài sản công

Một điểm doanh nghiệp và bạn đọc thường nhầm lẫn là “thủ tục thanh lý tài sản” áp dụng chung cho mọi loại hình. Trên thực tế có hai quy trình khác nhau về căn cứ pháp lý, thẩm quyền và thời hạn, cụ thể như sau:

• Tài sản của doanh nghiệp (vốn tư nhân, không có nguồn gốc ngân sách nhà nước): doanh nghiệp tự quyết định thông qua hội đồng thanh lý nội bộ, căn cứ Thông tư 99/2025/TT-BTC, Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC tùy quy mô.
• Tài sản công tại cơ quan, đơn vị sự nghiệp, tổ chức nhà nước: phải tuân thủ trình tự, thời hạn và thẩm quyền phê duyệt quy định tại Nghị định 186/2025/NĐ-CP, không được tự ý quyết định như doanh nghiệp tư nhân.
• Tài sản cố định loại 6 tại doanh nghiệp nhà nước (kết cấu hạ tầng, công trình do ngân sách nhà nước đầu tư giao doanh nghiệp quản lý, khai thác): dù doanh nghiệp là đơn vị vận hành, việc thanh lý vẫn phải có văn bản chấp thuận của cơ quan đại diện chủ sở hữu nhà nước, và số tiền thu được (sau khi trừ chi phí) phải nộp ngân sách hoặc bổ sung vốn điều lệ.

Phần tiếp theo của bài viết trình bày chi tiết từng quy trình, bắt đầu từ thủ tục áp dụng phổ biến tại doanh nghiệp.

Quy trình thực hiện thủ tục thanh lý tài sản tại doanh nghiệp

Việc thực hiện theo một trình tự logic và chặt chẽ không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý tốt nguồn vốn mà còn cung cấp đầy đủ bằng chứng pháp lý khi giải trình với cơ quan thuế. Theo chia sẻ từ các chuyên gia tại MAN – Master Accountant Network, việc xây dựng bộ hồ sơ chuẩn ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa rủi ro khi quyết toán thuế.

Bước 1: Lập tờ trình đề nghị thanh lý tài sản

Bộ phận trực tiếp quản lý hoặc sử dụng tài sản tiến hành rà soát thực trạng kỹ thuật. Sau khi xác định tài sản không còn khả năng phục vụ sản xuất, bộ phận lập tờ trình gửi ban giám đốc, mô tả chi tiết thông số kỹ thuật, số thẻ tài sản, nguyên giá, giá trị hao mòn lũy kế và giá trị còn lại trên sổ sách kế toán.

Bước 2: Ban hành quyết định và thành lập hội đồng thanh lý

Sau khi xem xét tờ trình, cấp có thẩm quyền ban hành quyết định thanh lý tài sản và quyết định thành lập hội đồng thanh lý. Để đảm bảo tính tập thể và khách quan, thành phần hội đồng nên bao gồm đầy đủ các vị trí sau:

• Chủ tịch hội đồng: thủ trưởng đơn vị hoặc người được ủy quyền, chịu trách nhiệm lãnh đạo, điều hành toàn bộ quá trình.
• Thành viên thư ký: kế toán trưởng hoặc kế toán theo dõi tài sản cố định, phụ trách đánh giá giá trị tài sản và các thông tin tài chính liên quan.
• Thành viên chuyên môn kỹ thuật: cán bộ am hiểu đặc tính vận hành, tình trạng hư hỏng và tính năng kỹ thuật của tài sản.
• Đại diện bộ phận trực tiếp quản lý, sử dụng tài sản: người nắm rõ lịch sử sử dụng, sửa chữa của tài sản.
• Đại diện đoàn thể (nếu cần): đại diện Công đoàn hoặc Ban Thanh tra nhân dân, đặc biệt khuyến khích áp dụng tại các đơn vị có yếu tố sở hữu nhà nước để tăng tính minh bạch.

Bước 3: Thực hiện kiểm định hiện trạng và định giá tài sản

Hội đồng thanh lý họp và kiểm tra thực tế hiện trường để xác định mức độ hư hại. Với tài sản có đặc thù công nghệ hoặc giá trị lớn, doanh nghiệp nên tham khảo chứng thư của các công ty thẩm định giá độc lập nhằm xác định giá khởi điểm khách quan, tránh rủi ro thất thoát tài sản.

Bước 4: Lựa chọn phương thức thanh lý phù hợp

Căn cứ giá trị thu hồi dự kiến và tình trạng vật lý của tài sản, hội đồng lựa chọn phương thức xử lý tối ưu:

• Bán trực tiếp: áp dụng cho tài sản giá trị nhỏ, dựa trên báo giá cạnh tranh từ các đơn vị thu mua.
• Tổ chức đấu giá công khai: giúp thu hồi vốn cao nhất và đảm bảo tính minh bạch tuyệt đối.
• Tiêu hủy hoặc bán phế liệu: áp dụng cho tài sản đã hư hại hoàn toàn, không còn giá trị sử dụng.

Bước 5: Lập biên bản, xuất hóa đơn và ghi sổ kế toán

Sau khi hoàn tất giao dịch, hội đồng lập biên bản thanh lý tài sản cố định (Mẫu 02-TSCĐ theo Thông tư 99/2025/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC tùy chế độ kế toán áp dụng), lập thành hai bản — một bản chuyển phòng kế toán để ghi sổ, một bản giao bộ phận quản lý, sử dụng tài sản. Trường hợp có đối tác mua, cần xuất hóa đơn điện tử ngay tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Thủ tục thanh lý tài sản công tại cơ quan nhà nước (theo Nghị định 186/2025/NĐ-CP)

Đối với tài sản công tại cơ quan, tổ chức, đơn vị nhà nước, thủ tục thanh lý có sự khác biệt rõ rệt về hồ sơ, thẩm quyền phê duyệt và thời hạn thực hiện so với tài sản của doanh nghiệp tư nhân, được quy định cụ thể tại Điều 28 và Điều 29 Nghị định 186/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/7/2025).

Hồ sơ đề nghị thanh lý tài sản công

Khi tài sản công hết hạn sử dụng, hoặc chưa hết hạn nhưng hư hỏng không thể sửa chữa hiệu quả (chi phí sửa chữa dự kiến vượt quá 30% nguyên giá), cơ quan có tài sản lập 01 bộ hồ sơ gửi cơ quan quản lý cấp trên (nếu có) để trình cơ quan, người có thẩm quyền xem xét, quyết định. Hồ sơ gồm:

• Văn bản đề nghị xử lý theo Mẫu số 01/TSC-XLTS (ban hành kèm Nghị định 186/2025/NĐ-CP): 01 bản chính.
• Văn bản đề nghị thanh lý của cơ quan quản lý cấp trên (nếu có): 01 bản chính.
• Ý kiến bằng văn bản của cơ quan chuyên môn về xây dựng hoặc văn bản thẩm định của đơn vị tư vấn có chức năng (đối với nhà, công trình xây dựng chưa hết hạn sử dụng nhưng hư hỏng không sửa chữa được): 01 bản sao.
• Các hồ sơ khác có liên quan (nếu có): 01 bản sao.

Thời hạn ra quyết định và nội dung quyết định thanh lý

Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan, người có thẩm quyền phải ra quyết định thanh lý hoặc có văn bản hồi đáp nếu đề nghị không phù hợp. Quyết định thanh lý tài sản công cần thể hiện đầy đủ các nội dung:

• Cơ quan có tài sản thanh lý.
• Danh mục tài sản thanh lý (tên tài sản, số lượng, diện tích đối với nhà đất, nguyên giá, giá trị còn lại theo sổ kế toán, lý do thanh lý).
• Hình thức thanh lý (bán; phá dỡ, hủy bỏ).
• Phương án quản lý, sử dụng tiền thu được từ thanh lý (nếu có).
• Trách nhiệm tổ chức thực hiện.

Thời hạn tổ chức thực hiện và hạch toán

Sau khi có quyết định thanh lý, Nghị định 186/2025/NĐ-CP quy định các mốc thời hạn bắt buộc như sau:

• 60 ngày kể từ ngày có quyết định thanh lý (đối với nhà và tài sản khác gắn liền với đất), hoặc 30 ngày (đối với tài sản khác): cơ quan có tài sản phải hoàn tất việc tổ chức thanh lý.
• 30 ngày kể từ ngày hoàn thành thanh lý: cơ quan có tài sản phải hạch toán giảm tài sản và báo cáo kê khai biến động tài sản theo quy định.

Riêng trường hợp phải phá dỡ, hủy bỏ tài sản để thực hiện dự án đầu tư đã được phê duyệt, hoặc để giải phóng mặt bằng khi Nhà nước thu hồi đất, cơ quan có tài sản không phải thực hiện lại thủ tục xin quyết định thanh lý theo quy trình trên, mà xử lý theo cơ chế bàn giao tài sản riêng (biên bản theo Mẫu số 02/TSC-BBGN).

Thành phần hồ sơ thanh lý tài sản cố định bắt buộc

Hồ sơ đầy đủ là điều kiện tiên quyết để kế toán ghi giảm tài sản trên hệ thống và quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp. Bảng dưới đây tổng hợp danh mục hồ sơ cần thiết, áp dụng chung cho cả doanh nghiệp và có điều chỉnh tương ứng đối với tài sản công:

Lưu ý: các văn bản trong hồ sơ cần được ký tên, đóng dấu đầy đủ và lưu trữ cùng hồ sơ gốc khi mua tài sản ban đầu để tạo thành một bộ hồ sơ chứng minh nguồn gốc và quá trình xử lý tài sản hoàn chỉnh.

Hướng dẫn hạch toán và xử lý thuế sau thanh lý

Sau khi hoàn tất việc bán hoặc xử lý tài sản, bộ phận kế toán phải thực hiện nghiệp vụ xóa sổ tài sản để cập nhật lại bảng cân đối kế toán.

Nghiệp vụ ghi giảm tài sản cố định hữu hình

Khi ghi giảm tài sản cố định hữu hình đã thanh lý, kế toán hạch toán như sau:

• Nợ tài khoản 214: giá trị hao mòn lũy kế tính đến thời điểm thanh lý.
• Nợ tài khoản 811: giá trị còn lại chưa trích khấu hao hết của tài sản.
• Có tài khoản 211: nguyên giá tài sản cố định ban đầu theo sổ sách.

Nghiệp vụ ghi nhận thu nhập khác từ việc thanh lý

Khi ghi nhận khoản thu từ việc bán tài sản, kế toán hạch toán như sau:

• Nợ tài khoản 111, 112 hoặc 131: tổng số tiền thực tế thu được từ việc bán tài sản.
• Có tài khoản 711: thu nhập khác từ hoạt động thanh lý (giá bán chưa có thuế GTGT).
• Có tài khoản 3331: thuế giá trị gia tăng phải nộp phát sinh từ giao dịch bán tài sản.

Nghiệp vụ xử lý chi phí phát sinh khi thanh lý

Đối với các chi phí phát sinh trong quá trình thanh lý, kế toán hạch toán như sau:

• Nợ tài khoản 811: các chi phí thực tế phát sinh liên quan đến tháo dỡ, bốc xếp, vận chuyển.
• Có tài khoản 111, 112: số tiền doanh nghiệp đã chi trả cho các hoạt động này.

Lưu ý về thuế và rủi ro thường gặp khi thực hiện thủ tục thanh lý tài sản

Quá trình thực hiện thủ tục thanh lý tài sản thường tiềm ẩn nhiều rủi ro về thuế nếu doanh nghiệp không kiểm soát chặt chẽ các chứng từ liên quan. MAN – Master Accountant Network khuyến nghị các doanh nghiệp cần lưu tâm đến các vấn đề trọng yếu sau:

• Thời điểm phát hành hóa đơn: hóa đơn điện tử phải được lập ngay khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản, bất kể đã thu được tiền hay chưa.
• Giá bán tài sản: giá bán thanh lý phải phù hợp với giá trị thị trường của tài sản cũ cùng loại. Nếu giá bán quá thấp mà không có bằng chứng chứng minh tình trạng hư hỏng, cơ quan thuế có thể ấn định lại thuế thu nhập và thuế GTGT.
• Khấu hao tài sản chưa hết hạn: doanh nghiệp cần chứng minh được nguyên nhân khách quan khiến tài sản không thể tiếp tục sử dụng để bảo vệ tính hợp lý của phần chi phí còn lại khi tính thuế TNDN.
• Thời hạn hạch toán đối với tài sản công: việc hạch toán giảm và báo cáo kê khai biến động tài sản công phải hoàn tất trong 30 ngày kể từ ngày hoàn thành thanh lý — chậm trễ có thể dẫn đến vi phạm về báo cáo tài sản công.
• Lưu trữ hồ sơ: toàn bộ chứng từ gốc liên quan đến quá trình thanh lý phải được lưu giữ tối thiểu 10 năm theo quy định của Luật Kế toán để phục vụ công tác thanh tra.

Kết luận về việc thực hiện thanh lý tài sản

Thực hiện đúng thủ tục thanh lý tài sản không chỉ là nghĩa vụ tuân thủ pháp luật mà còn là giải pháp giúp doanh nghiệp và cơ quan nhà nước minh bạch hóa bức tranh tài chính. Với sự ra đời của Thông tư 99/2025/TT-BTC và Nghị định 186/2025/NĐ-CP, quy trình thanh lý tài sản — đặc biệt là tài sản công — đã được quy định chặt chẽ hơn về thời hạn và thẩm quyền. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, định giá sát thị trường, tuân thủ đúng thời hạn theo quy định mới và hạch toán đúng tài khoản là những yếu tố then chốt giúp tối ưu hóa chi phí và tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.

Nếu tài sản cần thanh lý phát sinh trong một vụ việc giải thể hoặc phá sản doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo thêm quy trình thanh lý tài sản phá sản, vai trò của quản tài viên và hồ sơ giải thể doanh nghiệp trên website của MAN.

Các câu hỏi thường gặp về thủ tục thanh lý tài sản

Doanh nghiệp được tự định giá tài sản thanh lý hay không?

Doanh nghiệp có quyền tự định giá thông qua hội đồng thanh lý nội bộ. Tuy nhiên, với tài sản giá trị lớn, nên tham khảo chứng thư thẩm định độc lập để đảm bảo tính khách quan trước cơ quan thuế.

Tài sản chưa khấu hao hết có được phép thanh lý không?

Có, doanh nghiệp được thanh lý tài sản chưa khấu hao hết nếu tài sản hư hỏng hoặc lỗi thời kỹ thuật, theo quy định tại Thông tư 99/2025/TT-BTC. Cần chuẩn bị đầy đủ biên bản kiểm định hiện trạng để bảo vệ chi phí khi quyết toán thuế.

Có bắt buộc phải thành lập hội đồng khi thanh lý tài sản không?

Việc thành lập hội đồng là cần thiết để đảm bảo tính tập thể và minh bạch. Đối với tài sản công, đây gần như là bắt buộc để đáp ứng yêu cầu hồ sơ theo Nghị định 186/2025/NĐ-CP; đối với doanh nghiệp tư nhân, đây là thông lệ tốt giúp bảo vệ doanh nghiệp khi giải trình với cơ quan thuế.

Thủ tục thanh lý tài sản công khác gì so với tài sản của doanh nghiệp?

Tài sản công phải tuân theo trình tự, thời hạn cụ thể tại Nghị định 186/2025/NĐ-CP: 20 ngày để ra quyết định thanh lý, 60 ngày (nhà, đất) hoặc 30 ngày (tài sản khác) để tổ chức thực hiện, và 30 ngày để hạch toán giảm sau khi hoàn thành. Trong khi đó, doanh nghiệp tư nhân có quyền tự quyết định thời hạn thực hiện phù hợp với tình hình kinh doanh, miễn tuân thủ nguyên tắc hạch toán và xuất hóa đơn đúng thời điểm.

Xuất hóa đơn cho tài sản thanh lý vào thời điểm nào?

Hóa đơn điện tử phải được xuất ngay tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu tài sản cho bên mua. Việc chậm trễ xuất hóa đơn có thể dẫn đến rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.

Tài sản sau thanh lý không bán được thì xử lý thế nào?

Nếu tài sản không còn giá trị thương mại và không có người mua, hội đồng thanh lý có thể ban hành quyết định tiêu hủy hoặc tháo dỡ bán phế liệu. Quá trình xử lý phải có biên bản xác nhận cụ thể (biên bản hủy tài sản).